POLITICA GDPR - descarca in format
1.1 Scopul acestei Politici
Prezenta politică (“Politica”) este emisă de SC KEMCRISTAL SRL (“SC KEMCRISTAL SRL ” sau “Societatea”) în legătură cu prelucrarea de către aceasta de date cu caracter personal ale clienților, angajaților, furnizorilor și altor persoane fizice cu care societatea intră în contact în desfășurarea activității sale (“Persoanele Vizate”) (respectiv, Datele Personale, așa cum acestea sunt definite mai jos). SC KEMCRISTAL SRL respectă drepturile fundamentale ale persoanelor care își încredințează Datele Personale Societății, inclusiv dreptul la intimitate și la protecția datelor cu caracter personal și se angajează să respecte reglementările care protejează aceste date cu caracter personal.
Această procedură descrie modalitatea în care SC KEMCRISTAL SRL colectează, gestionează și reține date cu caracter personal pentru a respecta prevederile legale aplicabile și pentru a întruni standardele SC KEMCRISTAL în materie de protecția datelor cu caracter personal, precum și modalitatea prin care SC KEMCRISTAL SRL înțelege să protejeze Datele Personale în caz de încălcare a securității Datelor Personale.
1.2 Aplicabilitatea Politicii. Responsabilități
Această Politică se va aplica indiferent de modalitatea în care Datele Personale sunt colectate, prelucrate sau reținute de Societate și indiferent de forma sau mediul de stocare a Datelor Personale, respectiv în formă electronică, pe hârtie sau pe alte suporturi.
Responsabilitatea protejării Datelor Personale ale SC KEMCRISTAL SRL aparține SC KEMCRISTAL SRL , angajaților și colaboratorilor săi, precum și altor terțe persoane (de ex. agențiilor, furnizorilor de servicii etc.) care prelucrează Date Personale în numele și pe seama SC KEMCRISTAL SRL sau care stabilesc împreună cu SC KEMCRISTAL SRL modalitatea de prelucrare de Date Personale (“Furnizorii de Servicii”). SC KEMCRISTAL SRL va lua măsurile necesare pentru asigurarea conformării tuturor angajaților și colaboratorilor săi.
Prezenta Politică trebuie citită, interpretată și aplicată prin coroborare cu alte politici ale Societății relevante în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal. În situațiile în care alte politici stabilesc alte reguli decât cele din prezenta Politică, care prevăd un nivel mai restrictiv de protecție pentru datele cu caracter personal decât cel prevăzut în această Politică, acestea se vor aplica în mod corespunzător. SC KEMCRISTAL SRL va pune la dispoziția Furnizorilor de Servicii oricare informații relevante privind prelucrarea datelor cu caracter personal care sunt relevante în legătură cu activitatea desfășurată de Furnizorii de Servicii.
Această Politică va fi revizuită periodic, de câte ori va fi necesar, avându-se în vedere respectarea protecției datelor cu caracter personal și legislației specifice în vigoare. Directorul General are responsabilitatea de a asigura implementarea corespunzătoare și respectarea prevederilor prezentei Politici.
1.3 Definiții
“Autoritatea de supraveghere” înseamnă Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.
“Date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă; o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
“Date Personale” înseamnă datele cu caracter personal ale Persoanelor Vizate prelucrate de SC KEMCRISTAL SRL și de Furnizorii de Servicii ai acesteia, în numele și pe seama SC KEMCRISTAL SRL sau independent de SC KEMCRISTAL SRL , atunci când aceste date sunt colectate și/sau sunt puse la dispoziție Furnizorilor de Servicii de, sau în numele SC KEMCRISTAL SRL.
“Date personale cu caracter special” înseamnă date cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenența la sindicate, date genetice, date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, date privind sănătatea sau date privind viața sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice.
“Date Personale Sensibile” înseamnă datele personale cu caracter special ale Persoanelor Vizate.
“Furnizorii de Servicii” înseamnă persoane care prelucrează date cu caracter personal în numele și pe seama SC KEMCRISTAL SRL .
“Notă de Informare” înseamnă nota de informare pe care SC KEMCRISTAL SRL o transmite către Persoanele Vizate potrivit Regulamentului.
“Persoane Vizate” înseamnă clienții, angajații, furnizorii și orice alte persoane care intră în contact cu SC KEMCRISTAL SRL , fie direct, fie prin intermediul Furnizorilor de Servicii acționând în numele și pe seama SC KEMCRISTAL SRL , ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate de SC KEMCRISTAL SRL.
“Politică” înseamnă această Politică privind Prelucrarea Datelor Cu Caracter Personal.
“Prelucrare” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea; “prelucrat” sau “prelucrează” se interpretează în conformitate cu această definiție.
“Regulamentul” înseamnă Regulamentul (UE) 2016/679 din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE („Regulamentul general privind protecția datelor” sau „GDPR”).
“Superior ierarhic” înseamnă o persoană cu atribuții de conducere a unui departament din cadrul SC KEMCRISTAL SRL.
“Terț“, “Terți” înseamnă o persoană, alta decât SC KEMCRISTAL SRL , angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL , sau Furnizorii de Servicii, cu care SC KEMCRISTAL SRL interacționează.
“Transfer“, “a transfera“, “transferat” Înseamnă, în legătură cu date cu caracter personal, orice transmitere, punere la dispoziție, divulgare sau orice altă modalitate de a face cunoscute asemenea date altei persoane decât celei în posesia căreia se află datele respective, indiferent de modalitatea prin care aceasta se realizează (de ex., fizică sau prin mijloace electronice).
2. RESPONSALBILITATEA PENTRU PRELUCRĂRILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL
2.1 Riscurile asociate cu prelucrările de date cu caracter personal de către SC KEMCRISTAL SRL
Această Politică urmărește să protejeze SC KEMCRISTAL SRL , pe angajații, colaboratorii și Furnizorii săi de Servicii împotriva riscurilor care pot apărea în cursul sau ca urmare a prelucrărilor de date cu caracter personal în numele și/sau pe seama SC KEMCRISTAL SRL. Aceste riscuri pot include, fără limitare:
2.2 Regulile generale de prelucrare a datelor cu caracter personal de către SC KEMCRISTAL SRL
Prelucrarea Datelor Personale este supusă mai multor reguli generale și principii, a căror înțelegere și aplicare practică va permite angajaților, colaboratorilor și Furnizorilor de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRLs ă își îndeplinească responsabilitățile legate de protecția Datelor Personale pe care le prelucrează SC KEMCRISTAL SRL.
2.2.1 Datele Personale trebuie să fie prelucrate în mod legal și echitabil.
Pentru a prelucra datele cu caracter personal ale Persoanelor Vizate, SC KEMCRISTAL SRL are nevoie întotdeauna de o justificare legală. Acordul Persoanelor Vizate este unul dintre temeiurile pe care le poate folosi SC KEMCRISTAL SRL pentru prelucrările Datelor Personale. Acordul Persoanelor Vizate trebuie să fie obținut întotdeauna în conformitate cu politicile și procedurile SC KEMCRISTAL SRL și cu legislația aplicabilă în materie de protecție a datelor cu caracter personal.
SC KEMCRISTAL SRL stabilit reguli stricte cu privire la obținerea acordului Persoanelor Vizate, de exemplu opțiunea de a acorda consimțământul sau opțiunea de a își retrage consimțământul. Alte temeiuri de prelucrare a Datelor Personale pe care le poate folosi SC KEMCRISTAL SRL includ:
2.2.2 Datele Personale Sensibile pot fi prelucrate în condiții speciale
În general, prelucrarea Datelor Personale Sensibile este interzisă.
2.2.3 SC KEMCRISTAL SRL trebuie să informeze Persoanele Vizate în legătură cu prelucrarea Datelor Personale ale acestora prin transmiterea Notei de Informare.
Informarea trebuie să fie efectuată în momentul în care SC KEMCRISTAL SRL colectează Datele Personale de la Persoanele Vizate. În cazul în care SC KEMCRISTAL SRL obține Datele Personale de la alte persoane decât Persoanele Vizate, va trebui să transmită Nota de Informare către Persoanele Vizate în interval de maxim o lună de la obținerea datelor cu caracter personal, sau înainte dacă SC KEMCRISTAL SRL prelucrează Datele Personale obținute sau le transmite unui Terț. Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL au responsabilitatea asigurării că Notele de Informare relevante au fost transmise către Persoanele Vizate.
2.2.4 Datele Personale trebuie să fie prelucrate pentru scopuri limitate
SC KEMCRISTAL SRL trebuie să prelucreze Datele Personale numai pentru scopuri specifice, bine determinate, care trebuie să fie aduse la cunoștința Persoanelor Vizate prin Nota de Informare. Fiecare angajat, colaborator și Furnizor de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL trebuie să se asigure că folosesc Datele Personale numai pentru scopurile indicate în Nota de Informare. Dacă aveți nevoie să prelucrați Datele Personale în alte scopuri decât cele indicate în Nota de Informare, va fi necesar să identificăm temeiul de prelucrare corespunzător (inclusiv acordul Persoanelor Vizate) și, de asemenea, să transmitem o Notă de Informare Persoanelor Vizate actualizată cu noul scop de prelucrare.
2.2.5 Datele Personale prelucrate trebuie să fie adecvate, relevante și limitate la scopurile de prelucrare
Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL au responsabilitatea de a reduce datele cu caracter personal pe care le prelucrează. Atunci când SC KEMCRISTAL SRL colectează Date Personale, va trebui să colecteze numai acele date cu caracter personal care sunt absolut necesare pentru scopurile de prelucrare ale SC KEMCRISTAL SRL, nu și date cu caracter personal care nu sunt esențiale pentru prelucrarea pe care trebuie să o facă SC KEMCRISTAL SRL. Colectarea și prelucrarea de Date Personale trebuie să urmeze procedurile și modelele interne ale SC KEMCRISTAL SRL care sunt aplicabile pentru fiecare tip de operațiune efectuată. Colectarea și prelucrarea de alte date decât cele prevăzute de aceste proceduri și modele interne pot fi efectuate numai cu aprobarea Departamentului Juridic.
2.2.6 Datele Personale prelucrate de SC KEMCRISTAL SRL trebuie să fie exacte și „la zi”
Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL au responsabilitatea de a se asigura că Datele Personale pe care le prelucrează sunt întotdeauna exacte și la zi. Persoanele Vizate trebuie să înțeleagă că furnizarea serviciilor SC KEMCRISTAL SRL cu promptitudinea și la nivelul de calitate ale SC KEMCRISTAL SRL depind de furnizarea de date exacte și de actualizarea acestora. În unele cazuri, SC KEMCRISTAL SRL nu va putea să își îndeplinească obligațiile asumate prin comenzi sau potrivit unor contracte dacă Datele Personale ale Persoanelor Vizate nu sunt actualizate sau exacte. Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL au responsabilitatea de a monitoriza calitatea datelor pe care le prelucrează, precum și de a identifica modalități de actualizare a acestora. În același timp, eforturile de actualizare a Datelor Personale nu trebuie să devină excesive în raport cu Persoanele Vizate, și nici nu trebuie să acapareze tot timpul afectat lucrului angajaților și colaboratorilor SC KEMCRISTAL SRL sau al Furnizorilor de Servicii.
2.2.7 Datele Personale trebuie să fie păstrate numai pentru perioada necesară prelucrării lor
SC KEMCRISTAL SRL poate păstra Datele Personale ale Persoanelor Vizate numai pentru perioada de timp necesară pentru prelucrarea acestora potrivit scopurilor stabilite și comunicate Persoanelor Vizate prin Nota de Informare. Datele Personale care nu sunt necesare pentru îndeplinirea unui scop anume trebuie să fie șterse; această obligație este valabilă pentru orice tip de Date Personale.
Din perspectivă operațională, SC KEMCRISTAL SRL va căuta să șteargă documentele sau fișierele care includ volume mari de date cu caracter personal imediat ce aceste date nu mai sunt necesare pentru scopurile de prelucrare.
Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL au responsabilitatea de a se asigura că Datele Personale care nu mai sunt necesare în vederea scopurilor stabilite și comunicate Persoanelor Vizate sunt șterse în conformitate cu politicile și procedurile SC KEMCRISTAL SRL.
2.2.8 Datele Personale trebuie să fie prelucrate în conformitate cu drepturile Persoanelor Vizate.
Persoanele Vizate au mai multe drepturi în legătură cu Datele Personale prelucrate de SC KEMCRISTAL SRL , între care dreptul de acces la Datele Personale, dreptul de retragere a consimțământului pentru anumite prelucrări de date cu caracter personal, dreptul de a obiecta la operațiuni de creare de profiluri ale Persoanelor Vizate etc. SC KEMCRISTAL SRL trebuie să răspundă oricăror solicitări ale Persoanelor Vizate cu privire la drepturile lor în intervale scurte de timp.
Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL au responsabilitatea de a respecta drepturile Persoanelor Vizate în legătură cu prelucrarea Datelor Personale ale Persoanelor Vizate. Atunci când angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL primesc solicitări din partea Persoanelor Vizate cu privire la drepturile lor, este necesar să contacteze Departamentul Juridic și/sau pe Responsabilul cu Protecția Datelor Personale ai SC KEMCRISTAL SRL pentru a putea răspunde la aceste solicitări în termenele legale și potrivit procedurilor.
SC KEMCRISTAL SRL trebuie să aibă în vedere drepturile Persoanelor Vizate la dezvoltarea de noi produse, servicii, campanii, website-uri, sisteme etc., asigurându-se că regulile de protecție a datelor cu caracter personal ale Persoanelor Vizate sunt reflectate încă de la momentul conceperii acestor produse, servicii, campanii, website-uri sau sisteme.
2.2.9 Prelucrarea Datelor Personale trebuie să fie efectuată în condiții de securitate.
Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL pot avea acces numai la Datele Personale care le sunt necesare în vederea îndeplinirii activităților lor. SC KEMCRISTAL SRL se va asigura că va restricționa accesul angajaților și colaboratorilor SC KEMCRISTAL SRL și al Furnizorilor de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL la Datele Personale minim necesare pentru îndeplinirea activităților acestora, precum și numărului minim de persoane necesar pentru îndeplinirea prelucrărilor Datelor Personale. De asemenea, SC KEMCRISTAL SRLs e va asigura că drepturile de acces ale angajaților și colaboratorilor SC KEMCRISTAL SRL și al Furnizorilor de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL sunt actualizate.
Este important ca fiecare angajat și colaborator al SC KEMCRISTAL SRL să respecte politicile de păstrare a birourilor în ordine pentru a nu exista pierderi de Date Personale sau accesari neautorizate.
Este important, de asemenea, ca fiecare angajat și colaborator al SC KEMCRISTAL SRL să folosească numai sistemele aprobate ale SC KEMCRISTAL SRL în legătură cu operațiunile de prelucrare a Datelor Personale ale Persoanelor Vizate.
2.2.10 Datele Personale pot fi transferate numai în condiții speciale.
Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL vor putea transfera Datele Personale ale Persoanelor Vizate numai în conformitate cu politicile și procedurile SC KEMCRISTAL SRL.
SC KEMCRISTAL SRL nu transferă volume mari de date cu caracter personal. Pot exista, însă, situații în care, în mod excepțional, asemenea transferuri vor fi necesare.
Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL nu vor putea transmite corespondența de serviciu și documente sau fișiere care includ Date Personale decât persoanelor care au atribuții în procesul de prelucrare a Datelor Personale. Nu este permisă folosirea adresei email de serviciu pentru transmiterea de informații personale. Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRLș i Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL nu pot include Date Personale în corpul emailurilor. Dacă trebuie incluse documente sau extrase în corpul emailurilor, Datele Personale incluse în acestea trebuie să fie șterse.
2.2.11 Acceptarea Furnizorilor de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL este supusă unor cerințe specifice de respectare a standardelor SC KEMCRISTAL SRL de prelucrare a datelor cu caracter personal.
Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL în măsura în care prelucrează Datele Personale ale Persoanelor Vizate pentru SC KEMCRISTAL trebuie să îndeplinească cerințele și standardele SC KEMCRISTAL SRL în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal. Aceasta presupune parcurgerea unei proceduri specifice de cunoaștere a Furnizorilor de Servicii pentru a putea stabili dacă aceștia pot pune în practică în mod adecvat standardele de prelucrare a datelor cu caracter personal ale SC KEMCRISTAL SRL. SC KEMCRISTAL SRL va încheia întotdeauna contracte cu Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL care vor include prevederi specifice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către aceștia. SC KEMCRISTAL SRL va pune în aplicare mijloace specifice de verificare și control ale modului în care Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL își îndeplinesc obligațiile specifice în materie de prelucrare a datelor cu caracter personal.
2.2.12 SC KEMCRISTAL SRL trebuie să fie întotdeauna în măsură să demonstreze că și-a îndeplinit obligațiile în materie de protecție a datelor cu caracter personal.
Potrivit Regulamentului, SC KEMCRISTAL SRL are responsabilitatea de a respecta cerințele de protecție a datelor cu caracter personal, precum și de a demonstra că a respectat cerințele de protecție a datelor cu caracter personal. Aceasta poate fi îndeplinită, între altele, prin documentarea în scris, pe suport electronic sau pe hârtie, a corespondenței cu Persoanele Vizate privind sau care presupun folosirea de date cu caracter personal; păstrarea documentelor prin care clienții și-au dat acordul cu privire la anumite prelucrări ale datelor lor; arhivarea corespunzătoare a contractelor de muncă ale angajaților SC KEMCRISTAL SRL și a contractelor cu Furnizorii de Servicii ; crearea și stocarea de rapoarte electronice cu privire la exercitarea opțiunilor clienților în legătură cu anumite prelucrări de date cu caracter personal, etc.
Respectarea cerințelor privind protecția datelor cu caracter personal este avută în vedere în mod automat, încă de la momentul conceperii, în politicile, procedurile și sistemele folosite de SC KEMCRISTAL SRL. Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL au responsabilitatea de a respecta întocmai aceste politici și proceduri și de a folosi întotdeauna sistemele autorizate ale SC KEMCRISTAL SRL sau sistemele proprii conforme cu standardele SC KEMCRISTAL SRL în vederea îndeplinirii sarcinilor dumneavoastră.
3.1 Instrucțiuni generale cu privire la protecția datelor cu caracter personal.
SC KEMCRISTAL SRL se așteaptă ca fiecare angajat și colaborator al SC KEMCRISTAL SRL și fiecare Furnizor de Servicii să poată stabili, pe baza datelor pe care le are la dispoziție și a conținutului acestora, că :
3.2 Transparența prelucrărilor de Date Personale
Atunci când clienții sau consumatorii, angajații, colaboratorii sau potențialii angajați, sau reprezentanții Furnizorilor de Servicii își transmit datele cu caracter personal către SC KEMCRISTAL SRL sau către Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL, este responsabilitatea SC KEMCRISTAL SRL de a se asigura că aceștia înțeleg de ce trebuie să își transmită datele cu caracter personal, ce va face SC KEMCRISTAL SRL cu datele transmise, cum, cui și de ce le va face disponibile SC KEMCRISTAL SRL , și care sunt drepturile acestor persoane în legătură cu aceste date. În cazul în care datele cu caracter personal sunt obținute în mod direct de la Persoana Vizată, SC KEMCRISTAL SRL va pune la dispoziția Persoanelor Vizate, prin intermediul unei Note de Informare specifice fiecărei categorii de Persoane Vizate, următoarele informații, cu excepția cazului în care persoana respectivă se află deja în posesia acestor informații:
– tipul/categoriile de date cu caracter personal care se preconizează a fi prelucrate;
– identitatea și datele de contact ale SC KEMCRISTAL SRL și ale reprezentantului său legal;
– datele de contact ale Responsabilului cu Protecția Datelor, după caz;
– scopurile pentru care sunt colectate și prelucrate datele cu caracter personal, precum și temeiurile juridice ale prelucrării;
– în cazul în care prelucrarea se face în temeiul unui interes legitim, interesele legitime urmărite de SC KEMCRISTAL SRL sau de o parte terță;
– destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor;
– dacă este cazul, intenția SC KEMCRISTAL SRL de a transfera date cu caracter personal către o țară terță sau o organizație internațională și existența sau absența unei decizii a Comisiei Europene privind caracterul adecvat sau, o trimitere la garanțiile adecvate sau corespunzătoare și la mijloacele de a obține o copie a acestora;
– perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal sau, dacă acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili această perioadă;
– existența dreptului de a solicita SC KEMCRISTAL SRL , în ceea ce privește datele cu caracter personal referitoare la persoana vizată, accesul la acestea, rectificarea sau ștergerea acestora sau restricționarea prelucrării, sau a dreptului de a se opune prelucrării, precum și a dreptului la portabilitatea datelor;
– existența dreptului de a retrage consimțământul dat pentru prelucrare în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;
– dreptul de a depune o plângere în fața unei autorități de supraveghere;
– dacă furnizarea de date cu caracter personal reprezintă o obligație legală sau contractuală, sau o obligație necesară pentru încheierea unui contract, precum și dacă persoana vizată este obligată să furnizeze aceste date cu caracter personal și care sunt eventualele consecințe ale nerespectării acestei obligații;
– existența unui proces decizional automatizat incluzând crearea de profiluri, precum și informații pertinente privind logica utilizată și privind importanța și consecințele preconizate ale unei astfel de prelucrări pentru persoana vizată, dacă e cazul.
În cazul în care datele cu caracter personal nu sunt obținute în mod direct de la persoana vizată, SC KEMCRISTAL SRL , la momentul colectării datelor sau, dacă se preconizează divulgarea datelor către terțe persoane, cel mai târziu în momentul în care are loc prima astfel de divulgare, va pune la dispoziția persoanei vizate, prin intermediul unei Note de Informare, pe lângă informațiile prevăzute mai sus, informații privind categoriile de date colectate și detalii despre sursa din care provin datele cu caracter personal și, dacă este cazul, dacă acestea provin din surse disponibile public. Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL au responsabilitatea de a se asigura că Notele de Informare sunt puse la dispoziția Persoanelor Vizate la momentul colectării Datelor Personale ale acestora. Persoanele Vizate vor confirma că au luat la cunoștință conținutul Notelor de Informare fie prin semnarea acestora, fie prin bifarea unei căsuțe în acest sens pe website, în momentul transmiterii datelor lor către SC KEMCRISTAL SRL . Fiecare proces, produs, serviciu, campanie, website, sistem sau orice altă formă de desfășurare a activității SC KEMCRISTAL SRL care implică prelucrarea de date cu caracter personal este concepută pentru a putea transmite către Persoanele Vizate Notele de Informare relevante. Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL au responsabilitatea de a urma cu strictețe cerințele asociate fiecărui asemenea proces, produs, serviciu, campanie, website, sistem sau altă formă relevantă de desfășurare a activității SC KEMCRISTAL SRL.
În măsura în care va fi necesar ca Notele de Informare să fie actualizate sau retransmise Persoanelor Vizate, veți fi contactați de Departamentul Juridic și/sau de Superiorul ierarhic cu mai multe detalii și instrucțiuni.
3.3 Protecția datelor cu caracter personal în interacțiunile cu clienții/consumatorii SC KEMCRISTAL SRL .
3.3.1. Documentația folosită în relația cu clienții/consumatorii
SC KEMCRISTAL SRL folosește în relația sacu clienții și/sau consumatorii documentație standard de informare și de colectare de Date Personale. SC KEMCRISTAL SRL are obligația de actualizare a acestor documente, iar angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL au responsabilitatea de a transmite aceste documente către clienți și consumatori. SC KEMCRISTAL SRL va transmite în legătură cu fiecare proces, produs, serviciu, campanie, website, sistem sau altă formă de desfășurare a activității sale instrucțiuni specifice cu privire la documentația asociată privind protecția datelor cu caracter personal. Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL au responsabilitatea de a urma cu strictețe formele standard făcute disponibile de SC KEMCRISTAL SRL , precum și de a transmite către Departamentul Juridic / Responsabilul cu Protecția Datelor Personale din SC KEMCRISTAL SRL informări cu privire la orice incidente sauu probleme care pot să apară din folosirea acestor forme standard. În cazul în care aveți întrebări despre documentația folosită în relația cu clienții sau consumatorii, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic / responsabilul cu Protectia Datelor Personale, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.
Acordul clienților SC KEMCRISTAL SRL este necesar, în general, pentru efectuarea de comunicări de marketing folosind anumite canale de comunicare, sau pentru funcționarea cookies pe website-urile SC KEMCRISTAL SRL , sau pentru alte activități care presupun prelucrarea de date cu caracter personal ale clienților. Procesul pentru obținerea acordului clienților SC KEMCRISTAL SRL este important, deoarece orice eroare poate să
invalideze acordul clienților, să elimine posibilitatea ca SC KEMCRISTAL SRL să poată efectua comunicări către acel client sa u să atragă încălcări ale cerințelor de protecție a datelor cu caracter personal. SC KEMCRISTAL SRL obține acordul clienților săi fie prin mijloace de comunicare electronice (online) sau prin contact fizic cu clientul (offline). Este întotdeauna necesar ca acordul clienților să poată fi documentat de SC KEMCRISTAL SRL. Aceasta se face prin păstrarea de formulare scrise și semnate de clienți, inclusiv în formă scanată, sau de înregistrări ale convorbirilor cu clienții, sau prin crearea de fișiere jurnal care arată accesarea unui anumit website de la o anumită adresă IP. este important ca SC KEMCRISTAL SRL să poată avea în orice moment o evidență clară a activităților pentru care a obținut acordul clienților săi, a momentului la care a fost obținut acest acord, a persoanei care l-a obținut, dacă este cazul, și a versiunii de Notă de Informare care a fost transmisă clientului cu ocazia obținerii acordului său. Consimțământul Persoanelor Vizate nu este necesar dacă/atunci când :
– prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unui contract la care Persoana Vizată este parte sau în scopul luării măsurilor necesare la solicitarea Persoanei Vizate, anterior semnării contractului sau antecontractului :
– prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice;
– prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale a SC KEMCRISTAL SRL;
– prelucrarea este necesară pentru realizarea unui interes legitim al SC KEMCRISTAL SRL , cu condiția că aceste interese nu aduc atingere intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate;
Persoanele vizate își vor da consimțământul separat, pentru fiecare scop al prelucrării care necesită consimțământul acestora. În acest sens, persoanele vizate vor bifa câte o căsuță aferentă fiecărui scop în formularul de acord pe care îl va face disponibil SC KEMCRISTAL SRL . În cazul consimțământului obținut în vederea transmiterii de mesaje promoționale și buletine informative, Persoana Vizată va avea opțiunea de a se dezabona, iar o astfel de opțiune va fi cuprinsă în fiecare mesaj, în mod vizibil, clar și ușor accesibil. Toate procesele, produsele, serviciile, campaniile, website-urile, sistemele sau alte forme de efectuare a activității SC KEMCRISTAL SRL, care folosesc date cu caracter personal includ cerințe specifice menite să asigure că SC KEMCRISTAL SRL respectă cerințele legale aplicabile în legătură cu obținerea acordului clienților. Vă rugăm să respectați cu strictețe aceste cerințe. În măsura în care va fi considerat necesar, SC KEMCRISTAL SRL va derula campanii de actualizare a acordului clienților exprimat înainte de 25 mai 2018, data intrării în vigoare a Regulamentului. În orice caz, atunci când interacționați cu clienții SC KEMCRISTAL SRL după data de 25 mai 2018, este important să le amintiți despre dreptul lor de a-și retrage acordul pentru prelucrările de date personale efectuate de SC KEMCRISTAL SRL.
3.3.2. Interacțiunea prin rețelele sociale
SC KEMCRISTAL SRL folosește în general rețele sociale (de ex., Facebook, etc.) drept canal de comunicare cu clienții și consumatorii sau de promovare a produselor, serviciilor sau campaniilor sale. În cazul în care aveți întrebări despre folosirea rețelelor sociale pentru interacțiunea cu clienții/consumatorii, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare. Este important de reținut că orice interacțiune cu clienții sau consumatorii prin intermediul rețelelor sociale poate reprezenta o prelucrare a datelor cu caracter personal ale acestora, ceea ce atrage obligația SC KEMCRISTAL SRL de a justifica un temei legal pentru prelucrare și de a furniza clientului sau consumatorului informarea necesară cu privire la prelucrările de date cu caracter personal efectuate. Notele de Informare ale clienților și consumatorilor trebuie să includă în orice moment detalii despre prelucrările de date cu caracter personal efectuate prin intermediul rețelelor sociale, îndeosebi, dar fără limitare, scopurile prelucrărilor efectuate, temeiurile legale ale acestor prelucrări, precum și orice alte detalii proprii acestui tip de interacțiuni. Orice activitate care presupune folosirea de date cu caracter personal ale clienților/consumatorilor prin intermediul rețelelor sociale trebuie să fie făcută numai pentru scopurile care au fost comunicate acestor persoane prin Notele de Informare relevante.
Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL au responsabilitatea de a se asigura că Notele de Informare relevante au fost transmise clienților/consumatorilor care folosesc rețelele sociale. Această informare va fi efectuată prin modalitățile specifice pe care le permite fiecare tip de rețea socială sau de interacțiune cu clienții/consumatorii. În cazul în care aveți neclarități cu privire la acoperirea printr-o Notă de Informare a tuturor situațiilor care pot fi relevante pentru interacțiunea cu clienții sau consumatorii prin intermediul rețelelor sociale, sau la modalitatea prin care veți furniza Nota de Informare către clienții și consumatorii care folosesc rețelele sociale pentru interacțiunea cu SC KEMCRISTAL SRL, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic pentru a solicita clarificări și indicații de urmat. Ca în cazul oricărei alte forme de prelucrare de date cu caracter personal, transmiterea de date cu caracter personal prin intermediul rețelelor sociale trebuie să fie făcută cu respectarea cerințelor de securitate de prelucrare a datelor cu caracter personal și a celor asociate cu transferul de date cu caracter personal către terți urmate de SC KEMCRISTAL SRL. În cazul în care aveți întrebări despre cerințele de securitate asociate cu transmiterea de date cu caracter personal prin intermediul rețelelor sociale, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.
3.3.3. Efectuarea de comerț electronic prin website-uri ale SC KEMCRISTAL SRL
SC KEMCRISTAL SRL derulează activități de comerț electronic prin website-ul sau și, pentru acest scop, colectează și prelucrează anumite date cu caracter personal despre clienții săi. Acestea pot include date precum numele, adresa de livrare și diferite detalii de contact ale clientului (de ex., număr de telefon, adresă de email); în unele cazuri, SC KEMCRISTAL SRL solicită și alte tipuri de date cu privire la clienții săi, care pot fi inclusiv unele Date Personale Sensibile, care îi permit să stabilească anumite trăsături sau caracteristici ale clienților săi. SC KEMCRISTAL SRL intenționează să folosească întotdeauna numai acele date cu caracter personal care sunt strict necesare pentru scopuri legate de activitățile de comerț electronic. Din acest motiv, SC KEMCRISTAL SRL folosește în mod tipic aceste date cu caracter personal pentru aducerea la îndeplinire a comenzilor plasate de clienții săi.
În cazul în care SC KEMCRISTAL SRL are nevoie de aceste date și pentru alte scopuri, care pot include marketing, prevenirea de fraude sau păstrarea unor documente pentru perioade de timp specifice, conform prevederilor legislației aplicabile, SC KEMCRISTAL SRL va solicita, după caz, acordul clienților pentru folosirea datelor în scopurile respective sau va căuta să se bazeze pe alte justificări legale de prelucrare a acelor categorii de date (de ex., conformarea cu obligații legale sau interesul legitim al SC KEMCRISTAL SRL). Toate procesele, produsele, serviciile, campaniile, website-urile, sistemele sau alte forme de efectuare a activității de comerț electronic de către SC KEMCRISTAL SRL includ cerințe specifice menite să asigure că SC KEMCRISTAL SRL respectă cerințele legale aplicabile. Vă rugăm să respectați cu strictețe aceste cerințe.
3.3.4. Campanii de marketing
SC KEMCRISTAL SRL derulează campanii de marketing folosind diferite medii de comunicare pe baza unui acord preexistent al clienților/consumatorilor sau potrivit unei alte justificări legale. În special, folosirea mediilor de comunicare electronice pentru transmiterea de comunicări electronice necesită acordul clienților. Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SR Lau responsabilitatea de a se asigura că efectuează comunicări de marketing numai dacă au o justificare legală preexistentă pentru aceasta. De asemenea, angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL implicați în campaniile de marketing ale SC KEMCRISTAL SRL trebuie să respecte cu strictețe preferințele Persoanelor Vizate cu privire la efectuarea comunicărilor către acestea. Persoanele care și-au exprimat opțiunea de a nu mai primi comunicări de marketing de la SC KEMCRISTAL SRL nu mai pot fi contactați cu comunicări care ar putea fi interpretate ca promovând în orice fel brandurile, produsele, serviciile sau activitățile acestora, cu singura excepție a situațiilor în care comunicarea cu acele persoane este necesară pentru efectuarea livrărilor de produse ale SC KEMCRISTAL SRL potrivit comenzilor plasate de acea persoană. De asemenea, nicio persoană nu poate fi contactată de sau pe seama SC KEMCRISTAL SRL pentru a i se solicita să reanalizeze preferințele sale de contact. Toate procesele, campaniile SRLu alte forme de transmitere de către SC KEMCRISTAL SRL de comunicări de marketing includ cerințe specifice menite să asigure că SC KEMCRISTAL SRL respectă cerințele legale aplicabile. Vă rugăm să respectați cu strictețe aceste cerințe.
3.3.5 Încălcarea securității prelucrărilor datelor cu caracter personal
Orice angajat sau colaborator al SC KEMCRISTAL SRL și orice Furnizor de Servicii care are cunoștință despre, sau suspectează producerea unui incident de încălcare a securității datelor cu caracter personal are obligația de a raporta un asemenea incident în cel mai scurt timp posibil către Departamentul Juridic sau către Responsabilul cu Protecția Datelor Personale, astfel încât încălcarea securității să poată fi notificată către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (“ANSPDCP”) fara întarzieri nejustificate, însa nu mai tarziu de 72 de ore de la constatarea incidentului respectiv. Toate incidentele de securitate a datelor vor fi evidențiate într-un registru. Acest registru va cuprinde toate incidentele de securitate a datelor cu caracter personal, indiferent dacă au fost rezolvate sau sunt în curs de rezolvare, și indiferent dacă se impune sau nu notificarea lor către ANSPDCP sau persoanele vizate.
3.3.6 Monitorizarea și controlul accesului în spațiile SC KEMCRISTAL SRL
SC KEMCRISTAL SRL utilizează un sistem de supraveghere a spațiilor SC KEMCRISTAL SRL prin monitorizare video . Scopul acestei monitorizări este gestionarea, asigurarea și monitorizarea securității, pazei si protecției angajaților SC KEMCRISTAL SRL , a vizitatorilor prezenți în spațiile de birouri și în spațiile de producție aparținând SC KEMCRISTAL SRL , precum și ale bunurilor, valorilor și informațiilor aflate sau stocate în spațiile Societății. Vizitatorii vor fi înregistrați într-un registru de evidență a vizitatorilor, aflat la recepțiile / intrarea in spațiile SC KEMCRISTAL SRL. Sistemul CCTV (Circuit Inchis de Monitorizare Video) este utilizat exclusiv pentru prevenirea, descurajarea și, dacă este cazul, investigarea accesului fizic neautorizat în interiorul spațiilor aparținând SC KEMCRISTAL SRL , nefiind utilizat cu niciun alt scop. Orice utilizare a echipamentului de supraveghere va fi strict limitată la acest scop și va fi menținută pentru timpul minimum necesar. Imaginile colectate prin folosirea sistemelor de supraveghere ale SC KEMCRISTAL SRL sunt păstrate de regulă timp de 30 zile, fiind apoi șterse automat în ordinea în care au fost înregistrate. În cazul producerii unui incident de securitate, durata de păstrare a materialului filmat relevant poate depăși limitele normale în funcție de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate respectiv. SC KEMCRISTAL SRL prelucrează Datele Personale ale Persoanelor Vizate în conformitate cu regulile interne legate de accesul în spațiile SC KEMCRISTAL SRL , cu politica de securitate SC KEMCRISTAL SRL , cu politica de securitate CCTV a SC KEMCRISTAL SRL , cu procedura privind utilizarea mijloacelor de supraveghere video precum și în conformitate cu Notele de Informare relevante. Niciunul dintre sistemele de monitorizare folosite de SC KEMCRISTAL SRL potrivit acestui paragraf și a politicilor și procedurilor indicate mai sus nu va fi folosit pentru supravegherea angajaților, colaboratorilor sau vizitatorilor SC KEMCRISTAL SRL.
3.7 Păstrarea datelor cu caracter personal
SC KEMCRISTAL SRL prelucrează o cantitate mare de date cu caracter personal colectate de la clienți, consumatori, angajați, colaboratori, furnizori și de la alte persoane. Păstrarea în conformitate cu legea aplicabilă a acestor date cu caracter personal este fundamentală pentru buna desfășurare a activității SC KEMCRISTAL SRL .
SC KEMCRISTAL SRL are interesul să asigure că Datele Personale necesare în activitatea sa sunt stocate, prelucrate, protejate și păstrate în mod adecvat, în format electronic/digital sau pe hârtie, în conformitate cu legislația aplicabilă în vigoare. Datele Personale vor fi păstrate de către SC KEMCRISTAL SRL doar atât timp cât este necesar pentru scopul pentru care acestea au fost colectate. SC KEMCRISTAL SRL are interesul de a se asigura că Datele Personale care nu mai sunt necesare pentru activitatea sa sau care nu mai prezintă relevanță ori a căror scop de prelucrare a fost îndeplinit, împreună cu documentele care le evidențiază, sunt șterse sau anonimizate. Datele Personale prelucrate de către /sau în numele și pe seama SC KEMCRISTAL SRL includ registre și documente în formă fizică sau electronică, care conțin date cu caracter personal ale persoanelor fizice, cum ar fi angajații (deținute în conformitate cu prevederile legale în vigoare care guvernează raporturile de muncă), ale consumatorilor, furnizorilor de servicii, sau ale clienților SC KEMCRISTAL SRL . Datele cu caracter personal ale clienților entități juridice și ale Furnizorilor de Servicii sunt datele cu caracter personal ale reprezentanților, agenților și angajaților persoane fizice ai acestora. Datele cu caracter personal primite de SC KEMCRISTAL SRL neintenționat, dintr-o eroare sau din motive similare, SC KEMCRISTAL SR Lva trata aceste informații ca fiind informații confidențiale aparținând persoanei care le-a comunicat, caz în care orice analiză, diseminare, distribuire sau copiere a acestor informații va fi strict interzisă și, prin urmare, acestea vor fi șterse cât mai curând cu putință din sistemele societății. SC KEMCRISTAL SRL va păstra, în formă fizică sau electronică, toate documentele care se referă la efectuarea de prelucrări de date cu caracter personal de către SC Chimcomplex SRL Borzesti, inclusiv, fără limitare, următoarele:
– documentele prin care SC KEMCRISTAL SRL a colectat Datele Personale ale Persoanelor Vizate;
– documentele care atestă furnizarea de către Persoanele Vizate a acordului lor cu privire la efectuarea de către SC KEMCRISTAL SRL de prelucrări de date, dacă este cazul;
– Notele de Informare transmise către Persoanele Vizate, împreună cu dovezile corespunzătoare ale transmiterii acestora;
– solicitările de exercitare a drepturilor Persoanelor Vizate potrivit legislației de protecție a datelor cu caracter personal;
Evidențele și documentele SC KEMCRISTAL SRL(inclusiv, fără limitare, evidențe contabile și financiare, fiscale și corporative etc.) fac obiectul unor politici specifice privind gestionarea documentelor societății, în funcție de tipul de documente care conțin astfel de date.
Această Secțiune 3.8 se va aplica cu privire la oricare dintre aceste documente și evidențe, în măsura în care acestea conțin date cu caracter personal. Diferitele documente conținând date cu caracter personal vor fi păstrate pentru perioadele de timp prevăzute în Anexa nr. 1 la prezenta Politică. Acestea se completează cu perioadele de păstrare indicate în continuare. Registrele de personal privind angajații Evidențele electronice privind statele de plată (incluzând salarii/prime) – dacă acestea există doar în format electronic, vor fi păstrate timp de 50 (cincizeci) de ani de la încheierea exercițiului financiar în cursul căruia a fost creat registrul respectiv.
Evidențele privind concediile medicale și cele privind alte tipuri de concedii sunt considerate documente justificative pentru statele de plată, fiind astfel arhivate timp de 50 (cincizeci) de ani, dacă acestea există doar în format electronic.
Dosarele de personal în format electronic ale angajaților (care includ contractele individuale de muncă, foile individuale de prezență, formularele de cerere, înregistrări privind schimbări ale postului sau ale statutului personalului, evaluări de performanță, documente privind încetarea raporturilor de muncă, evidențe disciplinare/privind plângerile, evidențe privind popririle, precum și cele privind pregătirea și calificarea profesională), dacă există doar în format electronic, vor fi păstrate pe o perioadă de 75 (șaptezeci și cinci) de ani.
Dosarele de personal în format electronic vor fi păstrate în condiții adecvate și vor fi accesibile la sediile SC KEMCRISTAL SRL împreună cu Registrul Salariaților – Revisal, asigurându-se securitatea datelor și a faptului că acestea sunt ușor accesibile la cererea autorităților în cazul inspecțiilor. În toate situațiile, dacă dosarele menționate mai sus există atât în format tipărit cât și electronic, fișierele electronice vor fi păstrate timp de 6 (șase) ani de la încetarea contractului de muncă. În cazul în care aveți întrebări despre păstrarea de către SC KEMCRISTAL SRL a datelor cu caracter personal privind angajații , vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.
Datele clienților, consumatorilor, colaboratorilor și ale Furnizorilor de Servicii Toate datele cu caracter personal ale consumatorilor, clienților, colaboratorilor sau Furnizorilor de Servicii trebuie păstrate, stocate și prelucrate strict doar dacă acestea sunt adecvate, relevante și limitat doar la ceea ce este necesar pentru scopurile în care acestea sunt prelucrate. Datele cu caracter personal ale clienților, colaboratorilor sau Furnizorilor de Servicii se referă numai la datele privind persoane fizice. Perioada pentru care aceste date cu caracter personal sunt stocate trebuie limitată strict la minimul necesar.
Ca regulă, datele cu caracter personal ale clienților, consumatorilor, colaboratorilor și ale Furnizorilor de Servicii vor fi prelucrate pe durata derulării contractelor încheiate între aceste Persoane Vizate și SC KEMCRISTAL SRL, în vederea îndeplinirii obligațiilor contractuale asumate, precum și până la expirarea termenului în care părțile pot formula acțiuni sau pretenții în legătură cu aceste contracte. Pentru acoperirea oricaror situatii de intrerupere a prescriptiei extinctive este recomandabila pastrarea timp de 4 ani.
Datele cu caracter personal prelucrate în scop de marketing direct, respectiv pentru a transmite mesaje promoționale referitoare la produsele SC KEMCRISTAL SRL , vor fi prelucrate:
– atâta timp cât există un consimțământ valabil al persoanelor vizate; în acest sens, SC KEMCRISTAL SRL va putea relua consimțământul Persoanelor Vizate periodic.
– până la retragerea consimțământului Persoanei Vizate; dacă nu există alt scop de prelucrare a datelor respective, acestea vor fi șterse sau anonimizate de îndată ce Persoana Vizată și-a retras consimțământul.
Candidați Candidaturile primite pentru diferitele locuri de muncă vacante din cadrul SC KEMCRISTAL SRL , care conțin date ale candidaților care nu a fost angajați pe respectivele posturi, vor fi păstrate până la expirarea termenului în care acești candidați pot formula acțiuni sau pretenții în legătură cu procesul de recrutare, respectiv 4 ani. SC KEMCRISTAL SRL poate păstra aplicațiile candidaților respinși, în vederea unor posibilități viitoare de angajare, cu acordul acestora, timp de 2 ani.
3.9 Ștergerea datelor cu caracter personal
Toate departamentele SC KEMCRISTAL SRL au responsabilitatea de a se asigura că toate datele cu caracter personal de care sunt responsabile sunt șterse sau anonimizate efectiv în conformitate cu prezenta Politică. Acest lucru este valabil și pentru copii, atunci când acestea există, inclusiv copiile de rezervă (back up). Fiecare departament din SC KEMCRISTAL SRL păstrează inventare ale Datelor Personale colectate, care sunt actualizate pe baza unor verificări periodice pentru a se asigura că datele continuă să fie în conformitate cu cerințele și standardele legale. La expirarea perioadelor de prelucrare a datelor cu caracter personal indicate în Notele de Informare transmise Persoanelor Vizate și conforme cu registrele de evidență a prelucrărilor de date cu caracter personal ale SC KEMCRISTAL SRL , Datele Personale trebuie să fie șterse sau anonimizate. Este răspunderea fiecărui Sef de Departament din SC KEMCRISTAL SRL de a se asigura că Datele Personale pentru care acel departament este responsabil sunt șterse sau, respectiv, anonimizate. Ștergerea datelor cu caracter personal poate fi necesară la primirea unei solicitări în acest sens din partea Persoanelor Vizate, în conformitate cu prevederile legale.
Responsabilul cu Protecția Datelor Personale vor comunica angajaților și colaboratorilor SC KEMCRISTAL SRL și, respectiv, Furnizorilor de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL instrucțiuni cu privire la ștergerea de Date Personale ca urmare a unei solicitări din partea Persoanelor Vizate. Ștergerea efectivă a datelor cu caracter personal se face prin mijloace care să asigure ștergerea sigură și permanentă a acestora, asigurându-se astfel că:
– datele nu sunt pierdute sau divulgate altor terțe persoane neautorizate;
– datele nu pot fi recuperate sau reconstituite ulterior;
– toate copiile sunt distruse, astfel încât datele să nu poată fi recuperate sau reconstituite ulterior. Ștergerea datelor cu caracter personal de către SC KEMCRISTAL SRL va fi efectuată prin mijloace adecvate, corespunzătoare mediului de stocare aplicabil pentru Datele Personale respective:
– documentele fizice care includ Date Personale vor fi distruse în mod securizat, folosind echipamente specifice;
– fișierele electronice care includ Date Personale, inclusiv documente, înregistrări video sau audio, vor fi șterse folosind mijloacele tehnice disponibile;
– înregistrările video sau audio pe suport magnetic vor fi șterse prin efectuarea unei noi scrieri pe același suport;
– [alte metode tehnice] În cazul în care din motive tehnice ștergerea definitivă a datelor cu caracter personal nu este posibilă, SC KEMCRISTAL SRL trebuie să se asigure că aceste date:
– sunt anonimizate în mod corespunzător;
– nu vor putea fi utilizate de către SC KEMCRISTAL SRL sau de alte persoane în moduri care afectează persoana vizată în orice fel;
– nu vor putea fi accesate de către alte organizații;
– sunt supuse unor măsuri tehnice și organizatorice de securitate adecvate;
– vor fi șterse definitiv când acest lucru va deveni posibil. Operațiunile de ștergere efectivă a datelor cu caracter personal sunt responsabilitatea angajaților și colaboratorilor SC KEMCRISTAL SRL respectiv a Furnizorilor de Servicii.Ștergerea de Date Personale din copiile de rezervă păstrate de SC KEMCRISTAL SRL se efectuează numai în momentele în care sistemele de rezervă sunt revizuite. Vă rugăm să comunicați Departamentului Juridic și Responsabilului cu Protecția Datelor Personale efectuarea ștergerii unor anumite Date Personale pentru a vă asigura că acele Date Personale vor fi șterse și din copiile de rezervă.
3.10 Transferurile de date cu caracter personal
3.10.1 Punerea la dispoziție de date cu caracter personal în interiorul SC KEMCRISTAL SRL
În derularea activității SC KEMCRISTAL SRL , Datele Personale ale unor Persoane Vizate trebuie să fie prelucrate de mai multe departamente ale SC KEMCRISTAL SRL în îndeplinirea scopurilor prelucrărilor SC KEMCRISTAL SRL. Procesele interne ale SC KEMCRISTAL SRL sunt concepute pentru a respecta cerințele de protecție a datelor cu caracter personal, inclusiv reducerea la minim a datelor cu caracter personal folosite de diferitele departamente din SC KEMCRISTAL SRL în activitățile lor. Sunt prevăzute modele ierarhice de acces la Datele Personale colectate de SC KEMCRISTAL SRL , potrivit cu care fiecare departament poate interveni asupra Datelor Personale numai pentru scopurile activităților specifice pe care le are de îndeplinit. Colectarea și prelucrarea de către un departament specific de alte date decât cele prevăzute de aceste procese și modele interne pot fi efectuate numai cu aprobarea Departamentului Juridic și a Responsabilului cu Protecția Datelor Personale.
3.10.2 Transferurile de date cu caracter personal către Furnizorii de Servicii
Pentru a-și îndeplini activitatea, în anumite situații SC KEMCRISTAL SRLva pune la dispoziția Furnizorilor săi de Servicii Datele Personale ale Persoanelor Vizate. Aceste transferuri trebuie să fie efectuate întotdeauna potrivit prevederilor contractuale dintre Furnizorii de Servicii și SC KEMCRISTAL SRL . Aceste situații de transfer de date cu caracter personal trebuie să fie incluse în Notele de Informare relevante, prin indicarea Furnizorului de Servicii sau a categoriei de furnizor de servicii din care face parte Furnizorul respectiv de Servicii. Angajații și colaboratorii SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL au responsabilitatea de a se asigura că prevederile contractelor cu Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRLr eflectă schimburile efective dintre SC KEMCRISTAL SRL și Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL.
3.10.3 Transferurile de date cu caracter personal către Terți
Transferul de date cu caracter personal către Terți care nu sunt Furnizori de Servicii și cu care, în general, SC KEMCRISTAL SRL nu are un contract va putea fi efectuat pe baza unor obligații legale sau pe baza interesului legitim al SC KEMCRISTAL SRL . De ex., conceptul de „Terți” poate include autorități publice, inclusiv fiscale, instanțe de judecată, birouri de executori judecătorești,
3.10.4 Transferurile de date cu caracter personal în afara Uniunii Europene
Activitatea SC KEMCRISTAL SRL nu necesita transmiterea de date cu caracter personal către entități din afara Uniunii Europene. Daca va fi cazul, orice situație de transfer de date cu caracter personal către o entitate din afara Uniunii Europene va fi gestionată numai împreună cu Departamentul Juridic din SC Kemcristal SRL.
3.11 Evaluarea impactului asupra protecției datelor cu caracter personal
SC KEMCRISTAL SRL își propune să urmeze o abordare de asigurare a protecției datelor cu caracter personal de la momentul conceperii programelor, produselor, serviciilor, website-urilor, campaniilor, sistemelor etc. ale sale. SC KEMCRISTAL SRL consideră că această abordare este esențială pentru reducerea la minim a riscurilor de protecție a datelor cu caracter personal, care poate avea și rolul de a întări relației cu clienții, angajații și colaboratorii sau Furnizorii săi de Servicii. Identificarea în avans a problemelor pe care anumite prelucrări de date cu caracter personal le implică și rezolvarea problemelor înainte de începerea prelucrărilor poate reprezenta un beneficiu important pentru SC KEMCRISTAL SRL . Alte beneficii importante pot include creșterea nivelului de cunoaștere a cerințelor de protecție a datelor personale în SC KEMCRISTAL SRL sau scăderea riscului de încălcare a cerințelor legale și implicit de aplicare de sancțiuni.
Una dintre modalitățile de implementare a asigurării protecției datelor cu caracter personal din momentul conceperii programelor, produselor, serviciilor sau sistemelor SC KEMCRISTAL SRL este efectuarea de evaluări de impact asupra protecției datelor cu caracter personal cu privire la acestea înainte de a le pune în aplicare. Conform cerințelor de protecție a datelor cu caracter personal, în cazul prelucrărilor susceptibile să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice, și în special atunci când prelucrarea respectivă este bazată pe noi tehnologii, SC KEMCRISTAL SRL are obligație să efectueze, înaintea prelucrării efective de date cu caracter personal, o evaluare a impactului operațiunilor de prelucrare prevăzute asupra protecției datelor cu caracter personal.
Riscuri ridicate relevante pentru activitatea SC KEMCRISTAL SRL presupun, între altele, prelucrări de date sistematice și extensive, care includ crearea de profiluri sau luarea de decizii automate cu efecte juridice sau alte efecte semnificative asupra Persoanelor Vizate. În cazuri limitate, poate fi relevant pentru SC KEMCRISTAL SRL să efectueze evaluări ale protecției datelor cu caracter personal și în cazuri de prelucrări la scară largă de date personale cu caracter special și de date privind condamnările penale și infracțiuni. Ca minim necesar, evaluările de impact asupra protecției datelor cu caracter personal vor include următoarele:
– Descrierea operațiunilor de prelucrare avute în vedere și a scopurilor prelucrărilor
– Analiza necesității și proporționalității prelucrărilor cu scopurile identificate și a riscurilor pentru persoanele fizice vizate
– Lista măsurilor prefigurate să limiteze aceste riscuri și să asigure conformitatea cu prevederile legislației aplicabile
SC KEMCRISTAL SRL va putea solicita, ca parte a operațiunilor de evaluare a impactului asupra protecției datelor cu caracter personal, avizul persoanelor vizate sau al reprezentaților acestora privind prelucrările prevăzute, cu luarea tuturor măsurilor de protecție a intereselor comerciale ale SC KEMCRISTAL SRL. În cazul relațiilor de muncă, aceasta poate implica derularea de consultări cu sindicatele la care sunt afiliați angajații SC KEMCRISTAL SRL sau cu alte forme de reprezentare a acestora.
Ulterior implementării unei operațiuni specifice de prelucrare de date cu caracter personal pentru care SC KEMCRISTAL SRL a efectuat o evaluare de impact asupra protecției datelor cu caracter personal, SC KEMCRISTAL SRL va putea efectua o analiză de evaluare a conformității prelucrării efectuate cu evaluarea inițială de impact asupra protecției datelor cu caracter personal. Această evaluare subsecventă va fi efectuată în mod obligatoriu atunci când SC KEMCRISTAL SRL stabilește că nivelul de risc asociat operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal s-a modificat. În cazul în care aveți întrebări despre prelucrările de Date Personale Sensibile, vă rugăm să contactați Departamentul Juridic, care vă pot oferi explicațiile și indicațiile necesare.
4.1 Aspecte organizaționale privind protecția datelor cu caracter personal.
Protecția datelor cu caracter personal este un subiect care privește toate departamentele și activitățile SC KEMCRISTAL SRL , în general.
SC KEMCRISTAL SRL consideră că echipele comerciale sunt cele care detin informațiile cu privire la ce date cu caracter personal folosesc și pentru ce scopuri. Prin urmare, responsabilitatea cu privire la Datele Personale ale Persoanelor Vizate în cadrul SC Kemcristal SRL revine, în principal, echipelor comerciale din SC KEMCRISTAL SRL și Sefilor de Departamente ale acestora. Identificarea datelor cu caracter personal de către echipele comerciale din SC KEMCRISTAL SRL este foarte importantă pentru crearea, implementarea și respectarea de practici sănătoase de gestionare a datelor cu caracter personal. În contextul în care Date Personale ale Persoanelor Vizate sunt făcute disponibile în interiorul SC KEMCRISTAL SRL , între diferite departamente și echipe comerciale, este important pentru SC KEMCRISTAL SRL să existe un singur responsabil cu privire la Datele Personale prelucrate de SC KEMCRISTAL SRL. Aceasta permite asigurarea unui standard înalt de integritate în legătură cu prelucrările de date cu caracter personal; de asemenea, aceasta permite și evitarea dublării eforturilor de conformitate cu cerințele în materie de protecție a datelor cu caracter personal.
SC KEMCRISTAL SRL va implementa un model de guvernanță cu privire la datele cu caracter personal aplicabil în cadrul organizației. De asemenea, SC KEMCRISTAL SRL va aplica modelele de guvernanță în materie de date cu caracter personal care sunt dezvoltate la nivelul societatii .
În cadrul a fost creat un grup de lucru ( partial externalizat) cu privire la protecția datelor cu caracter personal, din care fac parte următoarele persoane:
– Avocat
– responsabil Resurse Umane
– Sef Birou Tehnic
– Sef Birou Contabilitate – Salarizare ;
– Sef Birou Marketing – Vânzări
– Sef Birou IT
4.2 Educația continuă cu privire la protecția datelor cu caracter personal
Toți angajații SC KEMCRISTAL SRL vor fi instruiți în mod constant cu privire la aspectele legate de prelucrarea datelor cu caracter personal și cu modul în care ar trebui să lucreze cu aceste date. Furnizorii de Servicii ai SC KEMCRISTAL SRL trebuie, la rândul lor, să implementeze programe de educație periodică cu privire la aspecte de protecția datelor cu caracter personal în legătură cu activitatea lor de prelucrare de date cu caracter personal pentru SC KEMCRISTAL SRL . Instruirea se va efectua de către Responsabilul cu Protecția Datelor Personale și va consta în sesiuni de training care privesc atât aspecte generale de protecția datelor, cât și aspecte specifice, în funcție de atribuțiile concrete de serviciu ale personalului care intră în contact cu date cu caracter personal. Responsabilul cu Protecția Datelor Personale va întocmi o listă a sesiunilor de training relevante pentru diferitele categorii de personal, pe care o a pune la dispoziția acestora în mod periodic. În cazul în care aveți întrebări despre sesiunile de training privind aspecte de protecția datelor cu caracter personal, vă rugăm să contactați Responsabilul cu Protecția Datelor Personale, care vă poate oferi explicațiile și indicațiile necesare.
